700 Ehrenamtliche machen den Hessentag möglich

Wenn am 12. Juni der Hessentag in Fulda beginnt, werden die Besucherinnen und Besucher an vielen Stellen auf Ehrenamtliche treffen. Oft bleiben deren Aufgaben im Hintergrund, doch sie sind für den reibungslosen Ablauf des Landesfestes unverzichtbar. „Insgesamt umfasst das Ehrenamtsprogramm rund 700 gemeldete Helfende“, berichtet Moritz Watzke. Etwa 450 davon seien direkt über das städtische Ehrenamtsprogramm eingebunden, die übrigen Helferinnen und Helfer würden von Akteuren und Veranstaltern entlang der Hessentagsstraße gestellt. „Im Durchschnitt werden aus dem städtischen Ehrenamtsprogramm täglich rund 160 Ehrenamtliche im Einsatz sein.“

Damit diese große Zahl an Menschen koordiniert werden kann, war bereits im Vorfeld eine aufwendige Planung erforderlich. „Die Dienstplanung gehört zu den größten und umfangreichsten Aufgaben im Ehrenamtsprogramm“, erläutert Watzke. Zunächst seien alle Helfenden nach ihren Verfügbarkeiten und Wunschschichten gefragt worden. Anschließend seien die Rückmeldungen ausgewertet und mit den Bedarfen der einzelnen Einsatzbereiche abgeglichen worden. Mittlerweile ist dieser wichtige Schritt abgeschlossen. „Alle Dienstpläne wurden fertiggestellt und bereits an die Helfenden versendet“, teilt Watzke mit.

Ganz abgeschlossen ist die Arbeit damit allerdings noch nicht. „Die größte Herausforderung besteht darin, den gemeldeten Personalbedarf der einzelnen Bereiche mit den verfügbaren Zeiten der Ehrenamtlichen in Einklang zu bringen“, erklärt der Organisator. Hinzu kämen immer wieder kurzfristige Änderungen – sowohl von Seiten der Einsatzbereiche als auch durch die Helfenden selbst. „Dadurch bleibt die Dienstplanung nicht nur vor dem Hessentag, sondern auch während der gesamten Veranstaltungszeit eine dauerhafte Aufgabe“, schildert Watzke. Ziel sei es stets, entstehende Lücken schnellstmöglich zu schließen und sicherzustellen, dass alle Bereiche ausreichend besetzt seien. Einen wichtigen Meilenstein konnten die Verantwortlichen bereits bei der Ausgabe der Helferausstattung verbuchen. „Die Ausgabe der Helferausstattung verlief insgesamt sehr erfolgreich“, berichtet Watzke erfreut. Bereits an den ersten beiden Ausgabetagen habe mehr als die Hälfte aller Ehrenamtlichen ihre Ausstattung abgeholt. Für alle, die verhindert waren, wurde gemeinsam mit der Tourist-Information Fulda eine zusätzliche Möglichkeit geschaffen. Dort konnten die Helfenden ihre Ausstattung unkompliziert während der regulären Öffnungszeiten in Empfang nehmen.

Die Einsatzorte der Ehrenamtlichen verteilen sich derweil über das gesamte Hessentagsgelände. „Die Helfenden sind in vielen unterschiedlichen Bereichen entlang der Hessentagsstraße im Einsatz“, sagt Watzke. Dazu gehörten unter anderem die Info-Teams, verschiedene Mitmachaktionen im Bereich Sport oder Einsätze im Umweltzentrum. Auch an zentralen Veranstaltungsorten unterstützen Ehrenamtliche die Abläufe. „An den Bühnenbereichen im Weindorf, auf dem Universitätsplatz, dem Regiomarkt sowie teilweise bei den Domplatzkonzerten unterstützen Ehrenamtliche die Veranstaltungsabläufe“, führt Watzke aus. Darüber hinaus seien Helfende bei Veranstaltungen im Treffpunkt Hessen sowie in der Festhalle des Esperanto Hotels im Einsatz. Eine besondere Aufgabe übernimmt der Fahrdienst. Dort begleiten Ehrenamtliche Menschen mit Mobilitätseinschränkungen auf ihrem Weg zur Hessentagsstraße oder unterstützen Besucherinnen und Besucher, die beispielsweise Arzttermine wahrnehmen müssen und nicht gut zu Fuß sind. Auch beim wohl größten Publikumsmagneten des Landesfestes werden zahlreiche Helfende benötigt. „Beim großen Highlight des Hessentags – dem Festzug – werden ebenfalls zahlreiche Ehrenamtliche im Einsatz sein“, kündigt Watzke an.

Bis zum Start des Hessentags bleibt dennoch noch einiges zu tun. „Aktuell liegt der Fokus darauf, auf kurzfristige Änderungen und Rückmeldungen der Helfenden einzugehen“, berichtet der Organisator. Gleichzeitig werde der sogenannte Helfertreff weiter vorbereitet. Dieser dient während des Hessentags als zentrale Anlaufstelle für alle Ehrenamtlichen. „Dort können sie sich aufhalten, bekommen die benötigte Ausstattung für den Dienst sowie Wasser und Verzehrgutscheine, damit zum Start des Hessentags ein möglichst reibungsloser Ablauf gewährleistet werden kann“, erläutert Watzke. Zudem würden derzeit letzte Informationen verteilt, offene Fragen beantwortet und die Ansprechpartner der einzelnen Einsatzbereiche zusammengestellt. Erste Vorbereitungs- und Aufbauarbeiten mit Unterstützung von Ehrenamtlichen beginnen bereits in der Woche vor dem Hessentag.

Für Watzke und das gesamte Organisationsteam steht jedoch vor allem eines im Mittelpunkt: die Wertschätzung für das freiwillige Engagement. „Wir möchten uns nochmals ganz herzlich bei allen Helfenden für ihr großes Engagement bedanken“, betont er. „Sie sind ein wichtiger Bestandteil des gesamten Hessentags und tragen maßgeblich dazu bei, die Veranstaltung für alle Besucherinnen und Besucher zu einem besonderen Erlebnis zu machen.“ Mit Blick auf den nahenden Start des Landesfestes überwiegt die Vorfreude. „Wir freuen uns bereits sehr auf den Start des Hessentags und darauf, gemeinsam mit allen Ehrenamtlichen diese besondere Zeit in Fulda zu gestalten“, sagt Watzke. Besonders bemerkenswert sei dabei die große Resonanz. „Es ist keineswegs selbstverständlich, dass sich so viele Menschen freiwillig engagieren und den Hessentag aktiv mitgestalten möchten.“