„Um eine Archivalie online abrufbar zu machen, wird sie unter einer hochauflösenden Kamera von allen Seiten abfotografiert. Das heißt für die Urkunden, dass nicht nur die beschriebene Vorderseite, sondern auch die Rückseite gescannt wird, auf der sich oft noch kleine Hinweise zur Datierung oder zum Verfasser verbergen“, erklärt Archivar Johannes Wagner.
Anschließend werden die so entstandenen Dateien konvertiert, in eine Cloud geladen, dort von der Archivdatenbank Arcinsys abgegriffen und auf deren Internetseite angezeigt. Dabei wird großer Wert daraufgelegt, dass das Digitalisat gestochen scharf und genauso wie das Original lesbar ist. „Der Bestand wird so einfacher zugänglich und die wertvollen Originale werden geschont, bei denen es sich ausnahmslos um unersetzbare Unikate handelt“, so Wagner weiter.
Der Bestand umfasst Originale aus fünf Jahrhunderten, wovon die Älteste ein Sühnevertrag zwischen Abt Simon von Hersfeld und Bürgern von Hersfeld von 1307 (StadtA HEF, A1_2) ist. Inhaltlich ist die 880 Stücke umfassende Urkundensammlung sehr divers: Von Kaufverträgen zwischen Hersfelder Bürgern über Zunftbriefe bis hin zur Verhängung der Reichsacht über die an der Vitalisnacht beteiligten Ritter des Sternerbundes durch Kaiser Karl IV. Dennoch blieben bis heute einige Urkunden inhaltlich noch unerschlossen und ihr genauer Wortlaut ist noch zu ermitteln.
Nach nun erfolgtem Abschluss der Arbeit, wird sich das Archiv den nächsten Beständen zuwenden und nach und nach weitere Amtsbücher, Akten und auch Fotografien scannen, wobei festzuhalten ist, dass eine flächendeckende Digitalisierung sämtlichen Archivguts wegen der schieren Menge und dem damit verbundenen Zeit- und Personalaufwand kaum durchzusetzen ist.
Diese bestandserhalterische Tätigkeit ist nur möglich durch die Mitgliedschaft der Stadt Bad Hersfeld im Kommunalen Archivverbund des Landkreises Hersfeld-Rotenburg, dessen Digitalisierungswerkzeuge und Serverfläche dem Stadtarchiv zur Verfügung stehen.