„Wir sitzen sehr oft zusammen“, sagt Bürgermeister Heiko Siemon. Gemeint sind die Abstimmungen zwischen der Stadt und dem Heimat- und Trachtenfestverein Schlitzerland. Denn obwohl die Stadt beim Trachtenfest an vielen Stellen beteiligt ist, ist sie nicht der Veranstalter. Diese Zuständigkeit liegt beim Heimat- und Trachtenfestverein. Beide Seiten arbeiten dennoch eng zusammen und teilen die Aufgaben klar auf. „Es gibt eine klare Zuordnung zu den einzelnen Themen“, erklärt Siemon.
Was bei der Stadt landet, sind vor allem Bereiche, für die entsprechende Fachkenntnis benötigt wird. Verkehr und Sicherheit gehören dazu. Der Verein muss sich um diese Fragen nicht im gleichen Umfang kümmern, weil die Stadt hier ihre eigene Expertise einbringen kann. Gleichzeitig übernimmt der Heimat- und Trachtenfestverein die Bereiche, die unmittelbar mit der Organisation des Festes zusammenhängen.
So entsteht ein Zusammenspiel, das für Besucher am Ende kaum sichtbar ist. Während auf den Bühnen die Folkloregruppen auftreten und auf den Straßen gefeiert wird, laufen im Hintergrund zahlreiche Abstimmungen. Alle Beteiligten müssen wissen, wer für welchen Bereich zuständig ist und was wann passieren muss.
Dass selbst kleine Verzögerungen Auswirkungen haben können, hat Siemon bereits beim vergangenen Trachtenfest erlebt. Ein Shuttlebus aus Willofs kam eine Viertelstunde zu spät – zu einem Zeitpunkt, als die Sperren bereits geschlossen waren. Eine Ausnahme gab es trotzdem nicht. „Sicherheit geht vor“, sagt Siemon. Der Vorfall zeigt, wie genau die Abläufe während des Festes aufeinander abgestimmt sein müssen. Wenn Straßen gesperrt sind und sich Tausende Menschen in der Innenstadt bewegen, kann nicht jede Situation spontan gelöst werden.
Auch deshalb spielt die Sicherheit bei der Vorbereitung eine große Rolle. Die Stadt arbeitet dabei eng mit den zuständigen Behörden und der Polizei zusammen. Zusätzlich ist Security im Einsatz. „Wir haben extrem viel Geld für Security zusätzlich in die Hand genommen“, berichtet Siemon. Die Sicherheitskräfte seien dabei nicht nur für die großen Szenarien wichtig. Auch kleinere Konflikte könnten durch ihre Präsenz frühzeitig entschärft werden.
Während die Stadt sich um solche Rahmenbedingungen kümmert, liegt ein großer Teil der eigentlichen Festivalorganisation beim Heimat- und Trachtenfestverein. Und spätestens bei den internationalen Gästen wird deutlich, wie umfangreich diese Aufgabe ist. Mehr als 65 Nationen waren im Laufe der Geschichte bereits mit Folkloregruppen in Schlitz zu Gast. Für Klaus Hohmeier bedeutet das nicht nur, Gruppen einzuladen. Sie müssen auch untergebracht, betreut und durch die Festtage begleitet werden.
Dabei kommt dem Trachten- und Volkstanzkreis eine besondere Rolle zu. Der TVK kümmert sich um die Quartiere und stellt Gruppenbetreuer für die internationalen Gäste. „24/7 stehen die dann für die Gruppe zur Verfügung“, beschreibt es Siemon. Für Hohmeier ist genau diese Betreuung ein wichtiger Grund dafür, warum sich die Gäste in Schlitz wohlfühlen.
Hohmeier erlebt diese Rückmeldungen auch außerhalb des Trachtenfestes. Durch seine Arbeit für CIOFF ist er regelmäßig bei internationalen Festivals und Veranstaltungen unterwegs. Immer wieder trifft er dort Gruppen, die bereits in Schlitz waren. Dann kommt häufig dieselbe Frage: „Wann können wir wieder nach Schlitz kommen?“ Für Hohmeier ist das eine besondere Bestätigung. „Das zeigt mir, dass wir hier in Schlitz wirklich vieles richtig machen“, sagt er. Ob Quartiere, Organisation oder Gruppenbetreuung – entscheidend sei, dass die Gäste sich in Schlitz zu Hause fühlen.
Dabei werden die internationalen Gruppen nicht einfach irgendwo untergebracht und für ihre Auftritte wieder abgeholt. Wo es möglich ist, versucht die Organisation, Gruppen gemeinsam in einem Ortsteil unterzubringen. Das erleichtert die Fahrten und schafft gleichzeitig Nähe zu den Menschen vor Ort. Am Samstag gibt es dann beispielsweise Auftritte direkt in den Ortsteilen. Nach dem Empfang der Stadt und dem Mittagessen geht es für die Gruppen weiter in die Dörfer, wo sie bei Veranstaltungen vor Ort auftreten und mit den Menschen zusammenkommen.
Genau darin zeigt sich eine weitere Besonderheit des Schlitzer Trachtenfestes: Die Organisation endet nicht am Marktplatz. Das Fest wird in die Ortsteile getragen – und die Ortsteile tragen ihrerseits zum Fest bei. „Jeder Ortsteil ist im Endeffekt bei dem Fest in irgendeiner Form mit eingebunden“, sagt Siemon. Mal ist es die Feuerwehr, mal ein Verein, mal eine Gruppe, die einen Wagen baut oder Gäste aufnimmt.
Damit sind wir bei der dritten Säule angekommen: dem TVK. Für Siemon und Hohmeier ist das Zusammenspiel aus Stadt, Heimat- und Trachtenfestverein und TVK entscheidend. „Dieses Fest kann nur existieren mit diesen drei Säulen“, sagt Siemon. Der Heimat- und Trachtenfestverein organisiert das Fest, die Stadt übernimmt unter anderem Sicherheit, Verkehr und weitere Aufgaben im Hintergrund. Der TVK wiederum bringt die internationale Vernetzung und seine Kontakte zu den Folkloregruppen ein.
„Der TVK ist ja für uns auch der Markenbotschafter“, sagt Siemon. Die internationalen Festivals, die der Verein besucht, und die Kontakte, die dabei entstehen, sind ein wichtiger Teil des Netzwerks, aus dem das Schlitzer Trachtenfest seine internationale Ausrichtung speist. Hohmeier kennt diese Arbeit aus seiner Funktion bei CIOFF und ist regelmäßig mit anderen Festivals und Folkloreorganisationen verbunden.
Dass hinter dem Fest nicht nur ehrenamtliche Arbeit, sondern auch finanzielle Verantwortung steckt, wird ebenfalls schnell deutlich. Die Stadt übernimmt eine Finanzgarantie für den Fall, dass das Fest am Ende mehr Ausgaben als Einnahmen hat. Denn bei vier Tagen Veranstaltung lässt sich nicht alles exakt planen. Wenn beispielsweise weniger Eintrittsgelder eingenommen werden als erwartet, kann ein Defizit entstehen. „Die Stadt muss auch die Finanzgarantie geben“, erklärt Siemon.
Gerade in einer angespannten finanziellen Situation ist das keine Selbstverständlichkeit. Siemon betont deshalb ausdrücklich die Entscheidung der Stadtverordneten, diese Verantwortung mitzutragen. Die Stadt steht damit nicht nur organisatorisch, sondern auch finanziell hinter dem Fest.
Und dann gibt es noch die vielen Bereiche, die im Hintergrund dafür sorgen, dass die Stadt überhaupt bereit ist für vier Tage Ausnahmezustand. Bauhof und Stadtwerke sind ebenfalls eingebunden. Straßen müssen vorbereitet, Bereiche abgesichert, Infrastruktur geschaffen und nach dem Fest wieder zurückgebaut werden. Für Besucher ist das alles meist erst dann auffällig, wenn etwas nicht funktioniert.
Doch genau das ist das Ziel guter Organisation: dass man sie möglichst wenig bemerkt.
Besonders für das Jubiläumsjahr 2027 wird deshalb schon lange vor dem eigentlichen Fest geplant. Das Kernteam trifft sich regelmäßig, etwa alle vier bis sechs Wochen, um den Stand der Vorbereitungen zu besprechen. Was ist erledigt? Wo gibt es offene Fragen? Welche Aufgaben stehen als Nächstes an? „Das ist uns auch wichtig, dass wir eine enge Abstimmung auch haben“, sagt Siemon. Jeder soll wissen, woran die anderen gerade arbeiten und wie es weitergeht.
Gleichzeitig wächst für das 100-jährige Bestehen die Zahl der Menschen, die sich einbringen möchten. Schon jetzt spüren die Verantwortlichen einen größeren Zuspruch aus der Bevölkerung. Viele melden sich und fragen, ob sie beim Jubiläumsfest helfen können. „Jeder wird so eine Aufgabe auch bekommen“, sagt Siemon. Nicht jeder muss dabei dauerhaft in einem Verein aktiv sein. Für ein solches Großereignis finden sich aber offenbar viele Menschen, die zumindest für dieses besondere Jahr einen Teil beitragen möchten.
So entsteht am Ende ein Fest, das von außen wie vier Tage voller Musik, Folklore und Feierlaune aussieht. Dahinter stehen jedoch klare Zuständigkeiten, regelmäßige Sitzungen, Sicherheitskonzepte, Fahrpläne, Quartiere, Gruppenbetreuer, Behördenkontakte, finanzielle Absicherung und unzählige Menschen, die ihre Aufgabe übernehmen.
Wenn dann am Freitag die ersten Gruppen auf einer Bühne stehen, Besucher durch die Innenstadt ziehen und die Stadt für einige Tage zum internationalen Treffpunkt wird, soll davon möglichst wenig zu spüren sein. Dann muss alles einfach funktionieren.
Vielleicht ist genau das die Kunst hinter dem Schlitzer Trachtenfest: Dass am Ende niemand darüber nachdenken muss, wie viele Menschen und wie viel Arbeit nötig waren, damit diese vier Tage so aussehen können, als wären sie ganz selbstverständlich.
Doch selbstverständlich sind sie nicht.
Sie sind das Ergebnis eines Zusammenspiels, das weit vor dem ersten Ton der Musik beginnt – und erst endet, wenn die letzten Gäste wieder abgereist sind, die Straßen zurückgebaut werden und in Schlitz langsam wieder der Alltag einkehrt.