Dr. Anja von Buch (Kassenärztliche Vereinigung Rheinland-Pfalz) sprach auf einem Fachkongress Ende letzten Jahres bezüglich der elektronischen Patientenakte von einem „digitalen Pappkarton“. Doch eine einfache digitale Ablage ersetzt keine strukturierte Aktenführung. Eine funktionierende Akte benötigt klare Ordnungsprinzipien, normierte Dokumenttypen, verlässliche Metadaten und nachvollziehbare Entstehungszusammenhänge. Andernfalls entsteht lediglich eine Sammlung einzelner Dateien mit begrenzter Aussagekraft.
„Eine Patientenakte ist nicht nur ein Datenspeicher, sondern ein Ordnungsinstrument“, erklärt der Vorsitzende des VdA – Verband deutscher Archivarinnen und Archivare, Dr. Michael Ruprecht. „Ohne verbindliche Struktur leidet die Qualität der Information. Archive verfügen über große Expertise bei der Strukturierung von Unterlagen. Sie sollten bei der Konzeption digitaler Systeme frühzeitig eingebunden werden, um sicherzustellen, dass darin entstehende Unterlagen nachvollziehbar organisiert und langfristig nutzbar bleiben. Diese Fachkompetenz sollte auch bei der Weiterentwicklung der ePA systematisch einbezogen werden.“
Archive haben in vielen Verwaltungszweigen die Aufgabe, Behörden bei der Verwaltung und Sicherung ihrer Unterlagen zu beraten. Sie entwickeln Aktenpläne, beraten bei der Strukturierung von Unterlagen und begleiten Digitalisierungsprozesse fachlich. So entstehen elektronische Unterlagen, die dauerhaft nutzbar und verlässlich sind.
„Im Kontext der ePA wurde auf diese Fachkompetenz offenkundig nicht zurückgegriffen. Weder Patientinnen und Patienten noch medizinisches Personal können die Rolle professioneller Schriftgutverwalter/-innen übernehmen. Individuelle Ablagestrategien führen zwangsläufig zu Uneinheitlichkeit, Kontextverlust und eingeschränkter Nutzbarkeit der Informationen“, so Ruprecht. Als Fachverband unterstützt der VdA dabei, geeignete archivische Ansprechpartner zu finden.
Der VdA – Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e. V. ist ein Fachverband für Archivarinnen und Archivare. Er widmet sich der Förderung des Archivwesens und der Information im Interesse der Allgemeinheit. Mit knapp 2.400 persönlichen und korporativen Mitgliedern ist er der größte Archivfachverband in Europa.