Vorschläge können aus den Reihen der Mitgliedsvereine kommen oder von den Vorstandsmitgliedern selbst eingebracht werden. Mit der Ehrenmedaille können aber auch Ausschreibungen des Verbandes zur Einreichung vorbildlicher Konzepte beispielsweise zur Jugendförderung oder Traditionspflege honoriert werden. Über die Vergabe entscheidet der Vorstand des Kreis- und Stadtmusikverbandes.
Den Anlass für die Herausgabe der Ehrenmedaille bildete das langjährige und von innerer Überzeugung getragene Engagement von Dr. Norbert Herr für die Blasmusik in der Region Fulda und weit darüber hinaus. Mit seinem Tod im Januar 2021 hat sich der Verband mit der Lebensleistung seines Gründers auseinandergesetzt und sich zur Auflage der Ehrenmedaille entschlossen. Zum einen soll damit die Erinnerung an das Leben und Wirken von Dr. Herr wachgehalten werden. Zum anderen können so Menschen und Initiativen gewürdigt werden, die sich ganz im Sinne des Verbandsgründers um die Förderung der Blasmusik und des gemeinsamen Musizierens besonders verdient gemacht haben.