Wie die Regionalliga Südwest auf ihrer Facebook-Seite schreibt, sei die Erstellung des Spielplans „eine sehr komplexe, umfangreiche und zeitaufwendige Arbeit, die sich zudem nach zahlreichen Vorgaben richtet“. Der neue Spielplan werde voraussichtlich in der letzten Juni-Woche (KW26) veröffentlicht.
Grundlage für den Spielplan bildet der Rahmenterminkalender, der sich nach den Rahmenterminkalendern übergeordneter Spielklassen richtet, die sich wiederum an den internationalen Terminen von FIFA und UEFA orientieren müssen. Der Rahmenterminkalender 2022/23 für die Regionalliga Südwest wurde bereits in der Winterpause festgelegt und im Frühjahr kommuniziert. Er sieht den Start am Wochenende des 5. bis 7. August vor und den letzten Spieltag am 27. Mai 2023. 20 Spieltage werden in 2022 absolviert, drei davon während der Winter-WM in Katar. Insgesamt zwei der 34 Spieltage finden unter der Woche statt. Nach der Winterpause soll der Ball am 3. bis 5. März wieder rollen.
Einflussfaktoren bei der Spielplan-Gestaltung seien unter anderem Vorgaben und Wünsche von Polizei, Städten und Behörden. Dann wird ein Spielplan zunächst mit Schlüsselzahlen erstellt und später mit Teams gefüllt, bevor überprüft werde, inwieweit die Wünsche und Vorgaben erfüllt werden konnten. Sicherheitsvorgaben gibt es zum Beispiel bei Heimspielterminen benachbarter Vereine, die sich nicht überschneiden dürfen, an Feiertagen oder parallel zu weiteren Großveranstaltungen in der Stadt.
Zum einen soll ein Aufeinandertreffen von Fans unterschiedlicher (teils rivalisierender) Clubs oder deren Gäste vermieden werden. Dabei werden z.B. auch deutschlandweite Bus- und Bahnstrecken berücksichtigt. Ebenso ist es gängige Praxis, dass sich befreundete Fanlager in Spielen gegen rivalisierte Clubs gegenseitig unterstützen, sodass eine zeitgleiche Ansetzung der Spiele erforderlich wird.
Zum anderen soll eine ordnungsgemäße Kräfteverteilung der Einsatzkräfte der Polizei gewährleistet sein, um eine zu hohe Anzahl Arbeitsstunden in zu kurzer Zeit zu vermeiden und somit die Sicherheit aller Beteiligten vor Ort zu gewährleisten.
Aufgrund der Komplexität der Spielplan-Gestaltung mit verschiedenen Einflussfaktoren und geringer Anzahl Nationalspieler ist der Rahmenkalender so gestaltet, dass es zu Überschneidungen mit Terminen für A- und U-Länderspielen kommen kann.
Anders als beispielsweise bei der DFL wird der Spielplan der Regionalliga Südwest nicht mit einer aufgrund der hohen Lizenzkosten teuren Software, sondern sehr aufwendig manuell erstellt, was den Arbeits- und Zeitaufwand in der Geschäftsstelle der Regionalliga Südwest GbR entsprechend umfangreich gestaltet.
Die fixe Terminierung der Spieltage folgt immer in mehreren Intervallen, aufgrund der Abhängigkeit der übergeordneten Spielklassen. Diese können die Spiele auch nicht früher durchgängig terminieren, da die Ansetzungen internationaler Wettbewerbe mit deutscher Beteiligung (UEFA Champions League, UEFA Europa League, UEFA Conference League) erst spät erfolgen und erfolgsabhängig sind.