Dazu Agentursprecherin Luzia Kremser: „An diese Anschrift adressierte Sendungen erreichen die Sachbearbeiter an allen Standorten auf dem schnellsten Weg. Die Dokumente werden sofort nach Eingang in einem von zehn deutschen Scan-Zentren elektronisch erfasst und in Sekundenschnelle über Datenleitungen in die ebenfalls neu eingeführten elektronischen Akten eingefügt oder dem betreffenden Mitarbeiter zugestellt.“ Die Hochleistungsscanner seien in der Lage, bis zu 10.000 Seiten pro Stunde zu erfassen. Die Behörde könne durch die neuen Prozesse erheblich Zeit und Kosten sparen, so Kremser weiter.
Die elektronische Akte (e-Akte) ersetzt die Papierakte. Sie mache es möglich, noch schneller und zu jeder Zeit von jedem Agenturstandort auf die Daten und Posteingänge zuzugreifen. Schnellere Postströme, der Wegfall von Post- und Aktentransporten sowie die Verringerung von Lagerflächen und Kosten seien die wesentlichen Vorteile der „e-Akte“, erklärt die Sprecherin weiter. Auch zeitaufwändige Suchvorgänge würden der Vergangenheit angehören. Entscheidungen könnten noch schneller getroffen und Auskünfte präziser erteilt werden. Dabei werde dem Datenschutz höchste Priorität eingeräumt. Nichtautorisierte Datenzugriffe seien ausgeschlossen. In enger Zusammenarbeit mit Datenschützern sei ein Berechtigungssystem entwickelt worden, mit dem jeder Mitarbeiter nur Zugriff auf die Daten erhalte, die für die Erfüllung seiner unmittelbaren Aufgabe erforderlich seien. Zudem werde jeder Zugriff protokolliert. Auch für die Arbeitsabläufe in den Scan-Zentren seien alle von den Datenschützern geforderten Sicherheitsvorkehrungen umgesetzt worden, versichert die Arbeitsagentur.